Une secrétaire en congé, en arrêt maladie ou submergée par les multiples tâches… Autant de situations qui créent rapidement une désorganisation totale de l’accueil téléphonique au sein d’un centre ou cabinet médical. Pour éviter cela, de plus en plus de praticiens optent pour le télésecrétariat médical. Cette solution, qui consiste à externaliser une variété de tâches, comme la prise de rendez-vous ou la gestion des appels, présente des avantages non négligeables.
Télésecrétariat médical : fonctionnement
Les dirigeants d’entreprise ou les décideurs au sein d’une collectivité peuvent opter pour des formules leur permettant la gestion du télésecrétariat médical soit en interne, soit de manière externalisée. Dans le premier cas, le standardiste ou la secrétaire se charge exclusivement de l’accueil (public, patients, fournisseurs…).
En cas d’externalisation, on aura généralement recours à un service de call center ou à une société spécialisée pour répondre plus efficacement aux appels entrants. Dans le secrétariat téléphonique à distance, ce sont souvent des professionnels en hotline qui travaillent à domicile, en fonction des horaires fixés par l’établissement. En revanche, lorsqu’il s’agit d’organismes de grande envergure, des hôtes de standard ou des secrétaires sont recrutés spécifiquement. Si vous souhaitez accroître votre notoriété ou redorer votre image, la solution de la digitalisation de secrétariat est à privilégier.
Avec le télésecrétariat, le cabinet médical se voit attribuer un numéro sur lequel tous les appels seront renvoyés automatiquement. Un logiciel dédié permet de reconnaître l’interlocuteur que la personne au bout du fil cherche à joindre. Les messages d’accueil peuvent être standards ou personnalisés.
Une solution pour améliorer la qualité de service
La permanence téléphonique médicale est un excellent moyen de s’assurer qu’il y a une personne à la disposition permanente des clients. Alternativement à l’embauche d’une secrétaire médicale à plein temps, le télésecrétariat est une solution intéressante. Les plateformes téléphoniques ont déjà fait leurs preuves en matière d’efficacité chez les utilisateurs. Elles fournissent davantage de flexibilité au niveau des services fournis. Autrement dit, les professionnels ont différents choix en ce qui concerne le fonctionnement et l’étendue des services. Par exemple, ils peuvent externaliser l’accueil téléphonique, l’établissement des comptes-rendus, ou encore la réservation de lits. Ainsi, au moment de confier ces tâches à un secrétariat téléphonique, vous pourrez vous consacrer un maximum de temps à vos tâches principales. Afin d’éviter l’encombrement suite au nombre d’appels téléphoniques, le télésecrétariat est également une solution idéale. De plus, vous n’aurez plus d’interruptions au cours de vos rendez-vous, car les appels sont gérés via une ligne personnalisée. Même si vous disposez de votre propre service de secrétariat traditionnel, vous remarquerez rapidement que les prestations à distance contribueront à améliorer votre rendement.
Télésecrétariat : à la fois économique et innovant
Qui ne rêve pas de faire des économies sur un ou plusieurs postes de travail sans que la qualité de service en soit affectée ? Cela est possible grâce au service de permanence téléphonique. Vous pouvez éviter l’emploi d’un secrétaire qui accroît les dépenses en raison des charges sociales ou des assurances. Par ailleurs, vous n’aurez pas besoin d’investir dans les équipements pour le secrétaire, tels que le bureau, l’ordinateur et la centrale d’appels téléphoniques. Selon vos besoins, vous aurez la possibilité de personnaliser vos services, ce qui réduira d’autant le coût. L’autre raison qui devrait vous pousser à adopter cette solution est son caractère innovant. Il faut savoir que le monde est attiré par les nouveautés, en particulier dans le domaine professionnel. Il est donc essentiel de se mettre à l’affût des évolutions en matière de service pour fidéliser les clients. Cela a d’ailleurs amené plusieurs entreprises à passer au digital pour certaines prestations. Le fait d’externaliser votre service de secrétariat médical ne fera qu’accroître le taux de consultations, car tout est correctement planifié.
Un meilleur système de gestion de la clientèle
La gestion conjointe des consultations, des appels téléphoniques et de l’accueil est loin d’être simple. Dans cette configuration, les médecins se font souvent interrompre alors qu’ils reçoivent des patients, ce qui peut être frustrant. En optant pour la permanence téléphonique externalisée, ce problème est résolu. Les appels reçus sont mieux gérés et sont enregistrés instantanément sur l’appareil des praticiens. Ces derniers disposeront donc des informations pertinentes concernant les motifs de l’appel. De plus, les services spécialisés en télésecrétariat médical emploient des personnes disposant d’une formation dans le domaine. Cela contribue à l’amélioration de votre image auprès des clients, car ils ont à leur disposition des interlocuteurs à l’écoute et capables de les orienter correctement. Les télésecrétaires sont aptes à évaluer la gravité des symptômes médicaux et de gérer au mieux les plannings de rendez-vous en fonction des urgences. La plupart des équipements utilisés dans ce type de service sont de dernière génération et comprennent toutes les technologies qui permettent d’optimiser la prise en charge des patients. En effet, cela évite les débordements d’appels qui sont le plus souvent à l’origine du mécontentement du public et de réclamations à répétition.